De 1999 a 2001, el 3 x 1 fue coordinado por el Gobierno de Zacatecas. En 2001, contestando a una inquietud de la Federación de Clubes Zacatecanos del Sur de California, el 3×1 se institucionalizó como un programa federal con presupuesto propio y específico.
A partir de eso, la Secretaría de Desarrollo Social (Sedesol) ha operado el programa. La SEDESOL emite sus Reglas de Operación cada año, las cuales definen cómo se operará el programa y constituyen un documento vinculado al documento del presupuesto federal aprobado. Entre otras cosas, las Reglas definen:
- Criterios de elegibilidad y requisitos
- Criterios de selección
- Tipos y montos del apoyo disponibl
- Derechos y obligaciones de los beneficiarios
- Dependencias involucradas y los mecanismos de coordinación
- Mecanismos de operación
- Mecanismos de rendición de cuentas
- Mecanismos de seguimiento, vigilancia y auditoria
- Mecanismos de auditoría social
- Requerimientos de transparencia
La operación del programa involucra a cuatro actores y el proceso mediante el cual una idea de proyecto se convierte en un proyecto 3×1 aprobado a ser financiado y ejecutado es algo complejo. El proceso de solicitud se desarrolla en nueve pasos, los cuales en diferentes momentos van involucrando a todas las partes: la comunidad, el club y la Federación, los gobiernos municipal, estatal y federal:
- Definición del proyecto: esta etapa es desarrollada por completo por el club y la comunidad. Los miembros de la comunidad y del club se reúnen para discutir las necesidades y prioridades de las comunidades. El proyecto puede ser identificado tanto por el club, como por la comunidad. El aspecto crucial es que ambas partes alcancen un acuerdo que les permita comprometerse a apoyar el proyecto. Este acuerdo y compromiso común entre el club y la comunidad es la clave del éxito de cada uno de los proyectos específicos creados bajo este esquema y del programa en general.
- Acercamiento con la Presidencia Municipal (PM): una vez que las dos partes han definido el proyecto, se acercan a la PM para conocer su disposición para apoyar el proyecto. Si la PM expresa su apoyo, la comunidad notifica al club.
- Solicitud de proyecto del 3×1: en esta etapa, el club llena la solicitud del proyecto, pues el programa es exclusivamente para migrantes. Las solicitudes de proyectos que sean llenadas por la comunidad solamente será rechazada. Adicionalmente, en el caso del programa en Zacatecas club debe estar afiliado a una Federación de clubes (lo cual no necesariamente es así en otros estados, donde no hay federaciones).
- Aprobación por parte de la Federación: la Federación firma el formato de solicitud y el club lo reenvía a la PM.
- Expediente técnico: a continuación, la PM inicia a integrar el expediente técnico del proyecto. Se trata de un expediente muy específico, el cual debe contener lo siguiente:
- Carátula con las especificaciones y los montos totales
- Mapa, croquis de dónde se ubica y se resalta la comunidad en la que se va a ubicar el proyecto
- Los conceptos presupuestados, materiales y su costo
- Calendario de ejecución
- Especificaciones del proyecto: materiales y detalles del proyecto
- Carta firmada por la comunidad que acepta el proyecto: debe firmar el delegado, comisario o bien representante electo por la comunidad para tales efectos.
- Acta de reunión convocada en toda la comunidad donde debe haber un representante del ayuntamiento para dar fe que hubo tal reunión y en esa reunión se elije al Comité de obra que incluye al presidente, secretario, tesorero y vocales. Ese comité de obra funciona usualmente funciona como representante del club en la comunidad para todo lo relacionado con el proyecto. En otras palabras, se convierte en los ojos y oídos del club en los EUA.
- Validación de las dependencias normativas involucradas en la obra, las que le competen al proyecto. Todo esto lo hace la Presidencia municipal: llamar a reunión al comité de obras, etc.
- Una vez validado, se lleva el expediente al gobierno del estado (COPLADES) y verifica que está completo y en regla, que esté de acuerdo con el plan de desarrollo de gobierno.
- Una vez autorizado por el gobierno estatal, se lleva a Sedesol, quien revisa y autoriza.
- Ya autorizado por los 3 ámbitos de gobierno, se canaliza al Comité de Validación y Atención a Migrantes (COVAM).
